Politique de protection des données personnelles relative à la gestion commerciale

Dans le cadre de sa gestion commerciale et marketing, Sirdata collecte les données de contact professionnelles et autres Données Personnelles de ses Clients, Partenaires, et Prospects.

La collecte de ces informations par Sirdata se fait de plusieurs façons :

• La personne concernée s’inscrit sur le site Web de Sirdata et indique l’ensemble de ses coordonnées professionnelles
• Un collaborateur de Sirdata rencontre la personne concernée et il y a ainsi échange de coordonnées
• Un collaborateur de Sirdata recherche les coordonnées de la personne concernée grâce à des partenaires gestionnaires de contacts professionnels
• La personne concernée navigue et/ou intéragit avec le site Internet de l’entreprise, ses newsletters et emails marketing
• La personne concernée se rend dans les locaux de Sirdata, dont l’entrée est équipée d’une caméra de vidéosurveillance
• La personne concernée est journaliste et Sirdata la contacte, ou lui répond, dans le cadre de ses relations avec la presse
• La personne concernée utilise l’assistant d’intelligence artificielle générative mis à disposition dans les portails Sirdata

Sirdata collecte des données d’identification (nom, prénom, etc.), données de contact professionnelles (adresse email professionnelle, numéro de téléphone professionnel etc.) et données de statut professionnel (entreprise, intitulé de poste etc.)

Via le site Internet de l’entreprise, ses newsletters et emails marketing, Sirdata utilise également des cookies et autres technologies similaires pour collecter les données de navigation et d’interaction des personnes concernées (pages visitées, ouvertures d’emails, clicks…).

L’entrée des locaux de Sirdata est équipée d’une caméra de vidéosurveillance, installée aux seules fins de sécurité des locaux contre les effractions. À ce titre, Sirdata traite l’image des personnes qui franchissent cette entrée, ainsi que la date et l’heure du passage. Le champ de la caméra est limité à l’entrée : aucun poste de travail n’est filmé, et le dispositif ne suit pas les déplacements à l’intérieur des locaux.

Lorsque la personne concernée utilise l’assistant d’intelligence artificielle générative des portails Sirdata, Sirdata traite les questions qu’elle saisit ainsi que l’historique de ses conversations. Le champ de saisie étant libre, il peut recevoir toute information que la personne choisit d’y porter : il lui est recommandé de n’y faire figurer aucune donnée personnelle ni information confidentielle.

Il est important de mentionner que Sirdata ne collecte et ne traite aucune Donnée Sensible.

Les Données sont utilisées exclusivement aux fins de partager les dernières actualités de l’entreprise, ses offres et services, dans le cadre de relations commerciales et/ou contractuelles et enfin pour répondre à des demandes d’information.

Les Données collectées grâce aux cookies et autres technologies similaires sont utilisées aux fins d’analyses d’audiences et de mesures statistiques, permettant d’améliorer l’efficacité et la pertinence des communications de Sirdata avec les personnes concernées.

Conformément à la réglementation applicable, l’utilisation des Données repose sur les bases légales suivantes :

• L’exécution du contrat, pour la gestion de la relation client et partenaire, la fourniture des services souscrits et la facturation.
• Le respect d’une obligation légale, pour la conservation des pièces comptables et contractuelles.
• L’intérêt légitime de Sirdata à développer son activité et à protéger ses locaux, pour la prospection et l’animation commerciale auprès de professionnels, les relations avec la presse et la vidéosurveillance de l’entrée des locaux.
• Le consentement, pour les cookies et technologies similaires de mesure d’audience qui ne sont pas exemptés, ainsi que pour l’enregistrement des sessions de navigation décrit ci-dessous.

Mesure d’audience et enregistrement des sessions de navigation. Sirdata utilise deux outils sur ses sites institutionnels :

• Microsoft Clarity, qui enregistre les sessions de navigation afin d’analyser l’ergonomie des pages. Cet outil n’est activé qu’après recueil du consentement, aussi bien pour le dépôt de cookies que pour le traitement des données qui en résulte. Le mode de masquage strict est activé : les contenus affichés et saisis sont occultés avant tout enregistrement. Les enregistrements de sessions sont conservés trente jours ; les sessions mises en favori, les données agrégées de clics et les cartes de chaleur, neuf mois. Les Données sont traitées par Microsoft, aux États-Unis.
• Google Analytics 4. Avec le consentement de la personne concernée, la mesure s’appuie sur des identifiants utilisateur stables et sur des cookies. Sans consentement, seule une mesure limitée est réalisée, sur la base de l’intérêt légitime de Sirdata : elle ne dépose aucun cookie et ne donne lieu à aucun transfert d’adresse IP. Les données d’événement comme les données utilisateur sont conservées quatorze mois dans les systèmes du fournisseur.

Les adresses IP sont filtrées par le serveur mandataire de Sirdata (Google Tag Manager côté serveur) avant tout envoi vers Google Analytics.

Assistant d’intelligence artificielle générative. Les portails Sirdata mettent un assistant conversationnel à la disposition de leurs utilisateurs. Cet assistant fait partie intégrante du service fourni : son utilisation repose donc sur l’exécution du contrat, et non sur le consentement — la personne concernée n’a pas à l’accepter séparément, et elle ne peut pas non plus s’y opposer sans renoncer au service.

Pour produire une réponse, Sirdata transmet à son prestataire d’inférence la question posée, l’historique de la conversation en cours et la taxonomie des segments et catégories. Ce prestataire est Google Cloud, service Vertex AI. Sirdata retient le point d’accès régional européen du service chaque fois que le modèle employé y est disponible ; à défaut seulement, le point d’accès global, dont le fournisseur ne garantit pas la région. Le traitement peut donc avoir lieu hors de l’Union européenne, et c’est aujourd’hui le cas pour les modèles employés, dans les conditions décrites à la rubrique « Transfert des données ».

Sirdata conserve uniquement les Données nécessaires à la réalisation des finalités susmentionnées, dans une limite de 3 ans après la fin de la relation — clôture du compte pour les Clients et les Partenaires, dernière interaction pour les Prospects et les journalistes. Sirdata met par ailleurs en œuvre les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles.

Les images issues de la caméra de vidéosurveillance placée à l’entrée des locaux sont enregistrées sur un disque dur situé dans les locaux et supprimées automatiquement au terme de sept jours. Un passage devant la caméra déclenche une notification à la direction générale, par message électronique et par application mobile ; cette notification ne comporte aucune image.

Les questions posées à l’assistant d’intelligence artificielle générative et l’historique des conversations sont conservés douze mois à compter de la date du message.

Sirdata s’engage à traiter les Données collectées de façon strictement confidentielle et met en œuvre les mesures de sécurité nécessaires pour protéger l’accès, l’altération, la divulgation ou la destruction non autorisés des Données collectées.

Seuls les salariés du Groupe Sirdata dont les fonctions exigent la consultation des Données sont habilités à y avoir accès dans le respect de strictes obligations de confidentialité auxquelles ils sont soumis sous peine de sanctions disciplinaires proportionnées et adéquates.

Journalisation technique. Pour assurer la sécurité de ses services, détecter les incidents et diagnostiquer les pannes, Sirdata journalise automatiquement les requêtes traitées par ses serveurs et par les portails mis à la disposition de ses Clients et Partenaires. Ces journaux comportent notamment l’adresse IP, l’horodatage, l’adresse de la page appelée et l’identifiant du compte ou de la session. Ils répondent à une finalité de sécurité et de bon fonctionnement, à l’exclusion de toute finalité commerciale.

Leur conservation est brève : soixante-douze heures pour les journaux applicatifs, vingt-quatre heures pour les journaux agrégés par la plateforme de supervision. À l’expiration, ils sont supprimés définitivement. Seuls des extraits versés à un dossier d’incident peuvent survivre à ces durées, et pour la seule durée de ce dossier.

Violations de données et signalement d’un incident. Sirdata tient une procédure interne de réponse aux violations de données à caractère personnel, ainsi que le registre des violations exigé par l’article 33.5 du RGPD. Lorsqu’une violation est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, Sirdata la notifie à la CNIL dans les soixante-douze heures ; lorsque le risque est élevé, elle en informe individuellement les personnes concernées. Lorsque Sirdata agit en qualité de sous-traitant, elle notifie le Client responsable de traitement dans les délais prévus au contrat.

Toute personne qui constate ou soupçonne une faille de sécurité ou une violation de données peut la signaler à Sirdata — Client, Partenaire, Prospect ou chercheur en sécurité — à l’adresse dpo@sirdata.fr, ou par courrier au 20 rue Saint-Fiacre, 75002 Paris, France. Chaque signalement est instruit selon cette procédure.

Pour permettre le bon fonctionnement de son site web et de ses opérations commerciales et marketing, les Données que Sirdata collecte peuvent être transférées à ses sous-traitants. Les catégories de sous-traitants et, lorsqu’ils sont nommés, les prestataires concernés sont les suivants :

• Outil CRM et d’intégration : Freshworks (Freshsales), HubSpot
• Téléphonie professionnelle : Aircall
• Signature électronique : Docage
• Messagerie électronique et suite bureautique : Google Workspace
• Analyse Web et mesure d’audience : Google Analytics, Microsoft Clarity
• Hébergement et services Cloud : Hetzner, Scaleway
• Comptabilité et facturation : Sinao, Axonaut, Stripe
• Recherche de données de contact professionnelles : lemlist
• Serveur d’envoi d’e-mails : Amazon Web Services, service Simple Email Service, région eu-west-1 (Irlande)
• Acheminement des messages courts : OVH
• Support client : Zammad
• Assistant d’intelligence artificielle générative : Google Cloud, service Vertex AI

En pratique, les sous-traitants de Sirdata sont établis dans l’Union européenne ou aux États-Unis. Lorsqu’un transfert hors de l’Union européenne a lieu, Sirdata s’appuie selon le cas sur une décision d’adéquation de la Commission européenne — notamment le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-US Data Privacy Framework) pour les destinataires américains qui y sont certifiés — sur des règles d’entreprise contraignantes (Binding Corporate Rules) ou sur les clauses contractuelles types, assorties le cas échéant de mesures supplémentaires.

La caméra de vidéosurveillance placée à l’entrée des locaux est exploitée par Sirdata seule : les images ne sont confiées à aucun prestataire de télésurveillance ni à aucun centre de télésurveillance extérieur.

Sirdata ne partage pas les données personnelles de ses Clients, Partenaires, Prospects et des journalistes avec des entreprises, des organisations ou des personnes tierces en dehors de ses sous-traitants.

Conformément au RGPD, Sirdata permet l’exercice des droits d’opposition, d’accès et d’effacement.

Droit d’opposition

Pour vous désinscrire des newsletters et emails marketing de Sirdata, cliquez ici. Pour rappel, un lien de désinscription ainsi qu’une adresse email de contact sont présents dans chacun des emails marketing et newsletters envoyés par Sirdata afin de permettre l’exercice du droit d’opposition.

Pour désactiver la collecte de vos données de navigation par les cookies et autres technologies similaires de Sirdata, cliquez ici.

Droit d’accès et d’effacement

Pour satisfaire aux droits d’accès et d’effacement, Sirdata demande à la personne concernée de bien vouloir formuler sa demande grâce au formulaire accessible ici.

Une pièce d’identité n’est pas demandée systématiquement. Elle n’est sollicitée que lorsqu’un doute raisonnable subsiste sur l’identité du demandeur, et ce doute est alors motivé et consigné au dossier de la demande. Lorsqu’une pièce est produite, Sirdata ne la conserve que le temps de la vérification, puis la supprime.

Pour toute question relative au traitement de ses Données ou pour exercer ses droits, la personne concernée peut également écrire au Délégué à la protection des données de Sirdata, à l’adresse dpo@sirdata.fr ou par courrier au 20 rue Saint-Fiacre, 75002 Paris, France.

La présente Politique peut être amenée à changer. Toute modification des règles de cette Politique sera accessible dès son entrée en vigueur sur cette page.